近期，中國(guó)國(guó)際進(jìn)口博覽局發(fā)布《關(guān)于疫情防控期間做好進(jìn)口博覽會(huì)相關(guān)籌備工作的通告》（下稱《通告》）。《通告》表示，在疫情防控期間，將利用現(xiàn)代技術(shù)手段，通過(guò)電話、視頻通訊、郵件等非接觸方式開展業(yè)務(wù)接洽，籌備第三屆中國(guó)國(guó)際進(jìn)口博覽會(huì)。同時(shí)，國(guó)家會(huì)展中心（上海）按照疫情防控要求進(jìn)行封閉管理，真正做到疫情防控和工作兩不誤。
現(xiàn)在，這種“特殊”的辦公方式已經(jīng)持續(xù)一段時(shí)間了，究竟效果如何？給負(fù)責(zé)進(jìn)口博覽會(huì)籌備的員工們又帶來(lái)了哪些影響？一起聽聽他們?cè)趺凑f(shuō)。
國(guó)家會(huì)展中心（上海）展覽部
據(jù)展覽部盧鵬介紹，自1月31日起，工作人員就已經(jīng)恢復(fù)了值班，并完成了大量資料收集，協(xié)調(diào)溝通等工作，以確保參展商能夠拿到早簽約優(yōu)惠順利簽約。線上辦公，隨時(shí)響應(yīng)，處理參展合同近百份，展覽面積萬(wàn)余平方米。
2月3日后，展覽部克服疫情帶來(lái)的影響，積極開拓工作思路，全面投入招展工作。同時(shí)召開專題會(huì)議，整理匯總疫情對(duì)企業(yè)參展的影響，編制疫情影響報(bào)告，有針對(duì)性的提出解決方案。
為打消展商對(duì)疫情影響的顧慮，展覽部還草擬了函件，定向發(fā)送所有參展企業(yè)及意向企業(yè)，向他們表示慰問(wèn)并堅(jiān)定其參展的信心，給企業(yè)吃一顆定心丸。
根據(jù)反饋，盡管大部分企業(yè)尚未完全復(fù)工，但都對(duì)進(jìn)口博覽會(huì)表現(xiàn)出積極的態(tài)度。2月初，已有數(shù)十家企業(yè)相繼提供相關(guān)材料，順利簽約，簽約面積數(shù)千平方米。
“疫情當(dāng)前，我們拓寬了工作思路，嘗試了新的工作方式和方法，并且在操作流程等方面都做了創(chuàng)新。在員工隔離的情況下，大量利用了微信、郵件、電話、視頻會(huì)議等形式與近300家企業(yè)逐一溝通做了多方面的拓展交流，對(duì)參展企業(yè)進(jìn)行慰問(wèn)，詢問(wèn)探討疫情對(duì)企業(yè)簽約及參展準(zhǔn)備工作造成的影響。后續(xù)我們將繼續(xù)推進(jìn)企業(yè)簽約等相關(guān)事宜。”盧鵬如是說(shuō)。
進(jìn)口博覽局招商處
招商處的工作正按節(jié)奏有條不紊持續(xù)推進(jìn)。疫情期間的“非接觸辦公”對(duì)大家整體工作影響不大，因?yàn)闂l塊清晰，補(bǔ)位妥當(dāng)，上下溝通進(jìn)行比較順暢。
招商處武冬輝表示，當(dāng)前，招商工作在總結(jié)回訪基礎(chǔ)上，進(jìn)一步謀劃做好第三屆進(jìn)博會(huì)采購(gòu)商邀請(qǐng)、對(duì)接和服務(wù)工作。下一步將按照組委會(huì)辦公室招商指導(dǎo)組統(tǒng)籌，與部?jī)?nèi)相關(guān)司局做好配合，做好招商方案起草完善等基礎(chǔ)性工作，推動(dòng)第三屆進(jìn)口博覽會(huì)招商工作順利開展。
進(jìn)口博覽局論壇處
“非接觸方式”辦公通知下達(dá)的這段時(shí)間，論壇處工作持續(xù)有序展開，與企業(yè)對(duì)接方式以電話為主，積極討論、推進(jìn)虹橋國(guó)際經(jīng)濟(jì)論壇會(huì)員服務(wù)相關(guān)工作并制定全年有關(guān)論壇工作計(jì)劃和整體方案。除此之外，論壇處也展開了有關(guān)第三屆虹橋國(guó)際經(jīng)濟(jì)論壇的主題議題征集活動(dòng)，已經(jīng)和全部的會(huì)員企業(yè)取得了聯(lián)系。
據(jù)論壇處溫馨稱，外資企業(yè)參與熱情也并未因疫情而受影響，仍然主動(dòng)聯(lián)絡(luò)推進(jìn)工作進(jìn)展。比如來(lái)自北歐的拉法基集團(tuán)在返工第一天就聯(lián)絡(luò)咨詢有關(guān)合同簽署的后續(xù)事項(xiàng)及流程，并迅速做出了后續(xù)安排；玩具及益智類游戲集團(tuán)樂(lè)高和跨國(guó)食品集團(tuán)達(dá)能，都在過(guò)去的兩周里完成了合同流程并繳納了會(huì)員費(fèi)用。
此外，論壇處還陸續(xù)接到許多中小企業(yè)咨詢了解論壇整體情況的電話，后續(xù)將繼續(xù)推進(jìn)第三屆虹橋國(guó)際經(jīng)濟(jì)論壇的相關(guān)工作籌備，完善各細(xì)節(jié)板塊計(jì)劃及方案，并做好與會(huì)員的線上溝通。
國(guó)家會(huì)展中心（上海）信息化部
疫情期間，信息化部各項(xiàng)工作并未受影響。據(jù)信息化部李任卿介紹，為確保24小時(shí)提供招展、招商、論壇等業(yè)務(wù)的中英雙語(yǔ)咨詢服務(wù)，968888客服熱線增加了人員配備，并同時(shí)做好人員疫情防控保障，比如發(fā)放口罩、坐席消毒、增加坐席間隔等。
眼下，展客商和專業(yè)觀眾最關(guān)心的問(wèn)題要數(shù)疫情對(duì)展會(huì)報(bào)名時(shí)間安排是否會(huì)產(chǎn)生影響。例如2月初，有熱線客服人員接到參展商來(lái)電，想咨詢此次疫情是否會(huì)對(duì)進(jìn)博會(huì)參展商報(bào)名及后續(xù)流程造成影響。工作人員第一時(shí)間就給出了回復(fù)，“目前一切工作正常有序。同時(shí)，我們將通過(guò)官方網(wǎng)站、公眾號(hào)和移動(dòng)客戶端等途徑，持續(xù)更新進(jìn)博會(huì)籌辦進(jìn)展情況。如果您還有其他問(wèn)題，可撥打968888客服熱線咨詢，我們24小時(shí)竭誠(chéng)為您服務(wù)。”
除了疫情相關(guān)的疑問(wèn)，客服人員也接到不少其他關(guān)于參展問(wèn)題的咨詢。例如日前李女士來(lái)電，其公司已經(jīng)在進(jìn)口博覽會(huì)官方網(wǎng)站提交第三屆參展報(bào)名表，希望確認(rèn)參展資格審核是否完成，以便推進(jìn)后續(xù)展會(huì)籌備工作。客服熱線了解到李女士實(shí)際情況后，耐心為其解釋相關(guān)審核流程，并告知李女士，會(huì)為其轉(zhuǎn)詢相關(guān)部門以取得確切結(jié)果。當(dāng)日熱線就主動(dòng)與李女士取得聯(lián)系，告知其下一步進(jìn)展，李女士對(duì)客服熱線表示了感謝。
據(jù)內(nèi)部統(tǒng)計(jì)，2020年1月16日至2月19日熱線電話呼入量為1351通，較2019年同期增加近2倍。客服組為了進(jìn)一步做好服務(wù)工作，不斷完善知識(shí)庫(kù)，以確保進(jìn)口博覽會(huì)相關(guān)籌備工作按期完成。
防疫工作兩手抓，展會(huì)籌備不打烊。以上僅是部分員工的聲音，進(jìn)口博覽局和國(guó)家會(huì)展中心（上海）各部門同志在做好疫情防控的同時(shí)，都在全力以赴推動(dòng)進(jìn)口博覽會(huì)的各項(xiàng)籌備工作，我們一直在前行。
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